Wer kennt es nicht, die Suche nach dem einen Mail. Da war das Attachment vom Kollege Hoffmann drin; dieses eine Template, welches ich dringend brauche. Nun ist es nicht zu finden. Kommentarlos hat er mir nach einem Meeting das File geschickt, den Dateinamen kenne ich ohnehin nicht. Und jetzt ist er in den Ferien – Digital Detox auf der Alp. Und ich stehe vor einem Berg archivierter Mails, ohne Chance, das richtige zu finden.
Von der internen Post zum Mailprogramm
Das E-Mail hat das Büro revolutioniert, vielleicht sogar die Digitalisierung schleichend eingeleitet. Ich mag mich erinnern, wie wir Azubis Mitte der Neunzigerjahre noch vor den Mitarbeitenden E-Mail-Zugang hatten. Wir waren dezentral in der Linie verteilt und der Lehrlingsverantwortliche hatte häufig Informationen zu streuen. Meine Anregung, er soll uns mit Verteilerlisten pro Lehrjahr diese jeweils per Knopfdruck mitteilen, stiess auf Gehör: Weniger Papier, weniger interne Couverts anschreiben, weniger Zeitverlust. Was zu Beginn nur auf Antrag geschah, wurde ein Jahr später flächendeckend ausgerollt: Das E-Mail-Programm.
Machst Du mir noch ein Mail?
E-Mail ist nicht mehr aus dem Alltag wegzudenken. Unglaubliche Datenmengen werden hin- und hergeschoben. Das Mail (miss)brauchen wir für Datentransfer, als Messenger, für lückenlose Updates des ganzen Teams im CC, für die Rekonstruktion von Tagesabläufen oder abends für eine kurze Notiz – vom privaten Mail-Account ins Büro. Nur, um etwas Wichtiges nicht zu vergessen… 848 Milliarden Mails wurden in Deutschland 2018 verschickt. Und Spam ist da noch nicht dabei. Der Posteingang kann auch ein Statussymbol sein. Da gibt es den Inbox-Zero-Typ, der – vermeintlich organisiert – alle Mails wegsortiert oder den Nach-den-Ferien-Gejochte mit 382 ungelesenen Mails nach einer Woche Abwesenheit.
Wer weniger sucht, arbeitet mehr
E-Mails unterbrechen. Rund 30 Mal am Tag. In der Kommunikationsbranche oder in Agenturen vermutlich noch viel häufiger. Klar, wie bei allen Benachrichtigungen ist es eine Frage der Einstellung: Welche Notifications lasse ich wann auf welchem Device zu? Das kann jede*r nach eigenem Bedürfnis justieren. In den Einstellungen gibt es in jedem Betriebssystem die nötigen Schieber, Regler und Knöpfe. Doch die E-Mail-Flut ist trotzdem da.
Es geht nicht ohne – aber es geht anders. Der bewusste und gezielte Einsatz von E-Mails reduziert die Flut und erhöht die Achtsamkeit für wichtige Botschaften. Und somit die Zeit für die eigene Arbeit. Oft gibt es geeignetere Lösungen als E-Mails, um zentral den Überblick über Notizen, Anregungen und Updates zu bewahren und den Posteingang für essentielle Dinge freizuhalten.
Aber dazu das nächste Mal mehr.
