Ausgangslage
Der Kaufmännische Verband Zürich ist eine der grössten Berufsorganisation der Schweiz. Eine reibungslose und effiziente Corporate Communication ist zentral. Panta Rhei PR wurde beauftragt, eine Prozessanalyse von internen Workflows innerhalb der Marketing-Kommunikation-Organisation des Kaufmännischen Verbands Zürich durchzuführen und daraus eine Systemarchitektur zu entwickeln. Eine Optimierung der internen Abläufe mit Effizienzsteigerung war das Ziel.
Input der Agentur
Wir analysierten bisherige Prozesse und entwickelten einen Content-Hub als Führungscockpit in der Projektmanagement-Software «Trello», um alle Massnahmen und deren Fortschritte leicht überblicken zu können. Während der Pilotierung in der Beta-Phase begleiteten wir die Anwenderinnen mit Schulung und Support. Sämtliche Fäden der Marketing-Kommunikations-Planung und ihre operative Umsetzung laufen jetzt zentral und auf einem Blick zusammen.
Output
1 Trello-Board für 11 interne und externe Mitarbeitende als Content-Hub, um sämtliche Massnahmen zu planen und dezentrales Wissen zentral und kontextorientiert zu bündeln. Diverse weitere Boards für die operative Umsetzung von Printproduktionen, selbstinitiierten Veranstaltungen und Redaktionspläne für Social Media.
Testimonial
«Ich war beruflich viel unterwegs und aufgrund meines vielseitigen Aufgabenbereichs und des grossen Teams war es taff, den Überblick über die vergangenen, laufenden und künftigen Projekte nicht zu verlieren. Mit Hilfe von Trello konnte ich meine komplette MarKom-Planung bis zum letzten Detail digitalisieren. Alle Ideen, Aufgaben, Anhänge, Checklisten und Zuständigkeiten waren für das ganze Team live zugänglich. Wir arbeiten nun effizienter abteilungsübergreifend und sind immer up-to-date. Dank dem Support von Andy und Koni gelang es uns, mit einer perfekten und individuellen Struktur das Beste aus Trello herauszuholen und die internen Mails auf ein Minimum zu reduzieren. Die Rahmenbedingungen haben wir im Team gemeinsam erarbeitet. Ein (Arbeits-)Alltag ohne Trello ist mittlerweile unvorstellbar! Ein grosses Dankeschön an alle Beteiligten für die bereichernde Zusammenarbeit und den Team-Spirit!»
Nicole Wacker, Leiterin Marketing & Operations Kaufmännischer Verband Zürich